Checkliste für Ihr Firmen-Event: So wird Ihre Veranstaltung zum Erfolg
Checkliste Firmen-EventOb Sommerfest, Weihnachtsfeier, Firmenjubiläum, Tagung, Produktpräsentation oder Kundenevent – eine gelungene Firmenveranstaltung bleibt Ihren Gästen und Mitarbeitenden lange in Erinnerung.
Damit am Veranstaltungstag alles reibungslos funktioniert, müssen viele einzelne Punkte aufeinander abgestimmt werden. Von der Location und dem Catering über die Einladung der Gäste bis hin zu Licht, Ton, Video und Mobiliar.
Mit unserer Checkliste behalten Sie den Überblick und können Ihr Firmen-Event Schritt für Schritt planen.
Ihr Firmen-Event auf einen Blick
Ziel und Anlass der Veranstaltung festlegen
Bevor die konkrete Planung beginnt, sollte klar sein, was Sie mit Ihrem Event erreichen möchten.
Checkliste:
- Anlass der Veranstaltung festlegen
- Ziele definieren
- Zielgruppe bestimmen
- Mitarbeiter, Kunden oder Geschäftspartner einladen
- Erwartete Teilnehmerzahl festlegen
- Budget festlegen
- Verantwortliche Person oder Projektteam bestimmen
- Termin festlegen
Ein Mitarbeiterfest stellt beispielsweise andere Anforderungen als eine Produktpräsentation oder eine große Kundenveranstaltung.
Die passende Location auswählen
Die Location ist einer der wichtigsten Faktoren für Ihr Event. Sie sollte nicht nur optisch zu Ihrer Veranstaltung passen, sondern auch technisch geeignet sein.
- Ist die Location für die Anzahl der Gäste ausreichend groß?
- Gibt es ausreichend Sitzplätze?
- Ist eine Bühne vorhanden oder wird eine benötigt?
- Gibt es einen geeigneten Bereich für Präsentationen?
- Ist eine Tanzfläche erforderlich?
- Sind ausreichend Stromanschlüsse vorhanden?
- Gibt es geeignete Möglichkeiten für Lautsprecher und Beleuchtung?
- Sind Auf- und Abbauzeiten mit der Location abgestimmt?
- Gibt es Parkmöglichkeiten?
- Gibt es Vorgaben zur Lautstärke?
- Ist die Location barrierefrei?Tipp: Beziehen Sie die Veranstaltungstechnik bereits bei der Auswahl der Location mit ein.
Raumgröße, Deckenhöhe, Akustik und vorhandene Anschlüsse können entscheidend dafür sein, welche technische Ausstattung benötigt wird.
Gästeliste und Einladungen
Je nach Art des Events sollten Sie frühzeitig festlegen, wer eingeladen wird.
Checkliste:
- Gästeliste erstellen
- Kontaktdaten prüfen
- Einladungen versenden
- Rückmeldungen erfassen
- Teilnehmerzahl regelmäßig aktualisieren
- Namensschilder vorbereiten
- VIP-Gäste berücksichtigen
- Sitzordnung planen, falls erforderlich
Bei größeren Veranstaltungen empfiehlt es sich, eine zentrale Teilnehmerliste zu führen. So können auch Catering, Bestuhlung und technische Planung rechtzeitig angepasst werden.
Catering und Getränke organisieren
Gutes Essen und passende Getränke gehören zu fast jedem erfolgreichen Firmenevent.
Checkliste:
- Catering auswählen
- Menü oder Buffet festlegen
- Getränke organisieren
- Vegetarische und vegane Optionen berücksichtigen
- Allergien und Unverträglichkeiten abfragen
- Empfang planen
- Kaffeepausen einplanen
- Geschirr und Gläser organisieren
- Kühlung und Lagerung klären
Bei längeren Veranstaltungen sollte das Catering mit dem Ablaufplan abgestimmt werden. Pausen können beispielsweise gezielt zwischen Vorträgen, Präsentationen und Programmpunkten eingeplant werden.
Ton- und Beschallungstechnik planen
Eine der wichtigsten technischen Aufgaben bei einem Firmen-Event ist die passende Beschallung.
Denn selbst die beste Präsentation funktioniert nicht, wenn die Teilnehmer den Redner nicht verstehen.
Checkliste:
- Lautsprecheranlage
- Mikrofon für Moderation
- Funkmikrofone für Redner
- Headsets bei Bedarf
- Mischpult
- Zuspielgeräte
- Musik für Pausen und Empfang
- Technische Betreuung
- Soundcheck vor Veranstaltungsbeginn
- Lautsprecheranlage
- Mikrofon für Moderation
- Funkmikrofone für Redner
- Headsets bei Bedarf
- Mischpult
- Zuspielgeräte
- Musik für Pausen und Empfang
- Technische Betreuung
- Soundcheck vor Veranstaltungsbeginn
Bei größeren Veranstaltungen sollte die Beschallung individuell auf Raum und Teilnehmerzahl abgestimmt werden.
Licht schafft Atmosphäre
Die richtige Beleuchtung sorgt nicht nur für gutes Licht, sondern kann die gesamte Atmosphäre einer Veranstaltung beeinflussen.
Für ein Business-Event kann beispielsweise eine dezente, professionelle Beleuchtung sinnvoll sein. Bei einer Abendveranstaltung oder einem Firmenjubiläum darf die Lichtgestaltung dagegen deutlich stimmungsvoller ausfallen.
Checkliste:
- Grundbeleuchtung
- Bühnenbeleuchtung
- Rednerbeleuchtung
- Beleuchtung von Unternehmenslogo oder Branding
- Ambientebeleuchtung
- Effektbeleuchtung
- Beleuchtung für Empfang und Catering
- Tanzflächenbeleuchtung bei Abendveranstaltungen
- Außenbeleuchtung
Mit einem individuellen Lichtkonzept lässt sich Ihre Veranstaltung gezielt in Szene setzen.
Präsentations- und Videotechnik
Bei vielen Firmenveranstaltungen stehen Vorträge, Präsentationen, Produktvorstellungen oder Videos im Mittelpunkt.
Damit Ihre Inhalte professionell präsentiert werden können, sollte die benötigte Technik frühzeitig feststehen.
Checkliste:
- Beamer oder Display
- Leinwand
- LED-Wand bei größeren Veranstaltungen
- Laptop
- Adapter und Anschlüsse
- Präsentationsklicker
- Videozuspielung
- Lautsprecher
- Kameras
- Streaming bei hybriden Veranstaltungen
- Backup für wichtige Präsentationen
- Technischer Test vor dem Event
Wichtig: Testen Sie Präsentationen und Videos nicht erst am Veranstaltungstag. Unterschiedliche Dateiformate, Anschlüsse oder Auflösungen können sonst kurzfristig für unnötigen Stress sorgen.
Bühne und Bühnenausstattung
Bei Podiumsdiskussionen, Reden, Ehrungen, Produktpräsentationen oder größeren Firmenfeiern kann eine Bühne sinnvoll oder notwendig sein.
Checkliste:
- Bühne oder Podest
- Rednerpult
- Bühnenhintergrund
- Bühnenbeleuchtung
- Mikrofone
- Monitore
- Dekoration
- Unternehmenslogo bzw. Branding
- Auf- und Abbau organisieren
Die Bühne sollte ausreichend groß sein und zur geplanten Nutzung passen.
Mobiliar und Eventausstattung
Auch die Ausstattung des Veranstaltungsortes sollte frühzeitig geplant werden.
Checkliste:
- Tische
- Stühle
- Stehtische
- Hussen
- Loungemöbel
- Empfangstresen
- Bühne
- Tanzfläche
- Zelte bei Outdoor-Veranstaltungen
- Absperrungen und Leitsysteme
- Dekoration
Die Ausstattung sollte dabei nicht nur funktional sein, sondern auch zum Erscheinungsbild Ihres Unternehmens und zum Charakter der Veranstaltung passen.
Unterhaltung und Rahmenprogramm
Ein Firmen-Event muss nicht ausschließlich aus Vorträgen und Präsentationen bestehen.
Je nach Ziel und Zielgruppe können unterschiedliche Programmpunkte für Abwechslung sorgen.
Mögliche Programmpunkte:
- DJ
- Live-Musik
- Moderation
- Gewinnspiele
- Fotobox
- Teamaktivitäten
- Showprogramm
- Ehrungen
- Produktpräsentationen
- Reden
- Abendprogramm
Wichtig ist, dass das Programm zu Ihrem Unternehmen und zu Ihren Gästen passt.
Ablaufplan erstellen
Ein detaillierter Ablaufplan ist das Rückgrat einer erfolgreichen Veranstaltung.Beispiel:
18:00 Uhr: Einlass und Empfang
18:30 Uhr: Begrüßung
18:45 Uhr: Unternehmenspräsentation
19:15 Uhr: Abendessen
20:30 Uhr: Ehrungen und Programmpunkte
21:00 Uhr: Musik und Unterhaltung
22:00 Uhr: Party
00:00 Uhr: Veranstaltungsende
Checkliste:
- Einlass
- Begrüßung
- Reden
- Präsentationen
- Pausen
- Catering
- Programmpunkte
- Musik
- Ehrungen
- Veranstaltungsende
- Abbau
Alle Dienstleister sollten die für sie relevanten Zeiten kennen.
Technische Generalprobe
Vor dem Start Ihres Events sollte die gesamte Technik getestet werden.
Checkliste:
- Tonanlage testen
- Alle Mikrofone testen
- Licht testen
- Präsentationen testen
- Videos testen
- Beamer/Displays testen
- Kameras testen
- Streaming testen
- Musik testen
- Stromversorgung prüfen
- Ersatzkabel und Adapter bereithalten
- Ablauf mit dem Technikteam durchgehen
Eine professionelle technische Betreuung kann hier viel Sicherheit geben.
Betreuung während der Veranstaltung
Wenn während des Events technische Probleme auftreten, sollte nicht plötzlich der Geschäftsführer oder ein Mitarbeiter zum Techniker werden müssen.
Klären Sie deshalb vorab:
- Wer steuert Ton und Licht?
- Wer startet Präsentationen und Videos?
- Wer betreut die Mikrofone?
- Wer kümmert sich um technische Probleme?
- Wer ist Ansprechpartner für die Location?
- Wer koordiniert Änderungen im Ablauf?
Bei größeren Veranstaltungen empfiehlt sich eine professionelle technische Betreuung vor Ort.
Firmen-Event im Freien
Findet Ihr Event draußen statt, kommen zusätzliche Punkte hinzu.
Checkliste:
- Wettervorhersage beobachten
- Zelt oder Überdachung
- Wetterschutz für Technik
- Stromversorgung
- Beleuchtung
- Beschallung
- Boden und Untergrund prüfen
- Ausweichmöglichkeit bei schlechtem Wetter
- Heizstrahler oder andere Lösungen bei niedrigen Temperaturen
- Beleuchtung für Wege und Eingänge
Gerade bei Outdoor-Veranstaltungen sollte immer ein Plan B vorhanden sein.
Ihre Checkliste für das Firmen-Event
Planung
- Ziel und Anlass festlegen
- Termin festlegen
- Budget definieren
- Gäste festlegen
- Location buchen
- Catering organisieren
- Dienstleister buchen
- Ablaufplan erstellen
Technik
- Tontechnik
- Mikrofone
- Lichttechnik
- Bühnenbeleuchtung
- Beamer/Leinwand
- Displays oder LED-Wand
- Präsentationstechnik
- Videotechnik
- Kameratechnik
- Streaming
- DJ-Technik
- Technische Betreuung
Ausstattung
- Bühne
- Tische
- Stühle
- Stehtische
- Hussen
- Loungemöbel
- Zelt
- Tanzfläche
- Fotobox
- Dekoration
Kurz vor dem Event
- Teilnehmerzahl aktualisieren
- Ablaufplan finalisieren
- Technik testen
- Präsentationen testen
- Videos testen
- Soundcheck durchführen
- Aufbauzeiten abstimmen
- Ansprechpartner festlegen
- Notfallkontakte bereithalten
Am Veranstaltungstag
- Aufbau kontrollieren
- Technik testen
- Soundcheck
- Lichtcheck
- Präsentationen testen
- Ablauf mit allen Beteiligten durchgehen
- Ansprechpartner für Technik festlegen
- Veranstaltung starten
Fazit: Professionelle Planung macht den Unterschied
Ein gelungenes Firmen-Event entsteht nicht erst am Veranstaltungstag. Die Grundlage wird bereits Wochen oder Monate vorher gelegt.
Je nach Größe und Art Ihrer Veranstaltung müssen Ton, Licht, Video, Bühne, Ausstattung und Ablauf optimal zusammenspielen. Eine professionelle technische Planung sorgt dafür, dass Ihre Inhalte verständlich präsentiert werden,
Ihre Gäste sich wohlfühlen und Sie sich auf Ihre eigentliche Aufgabe konzentrieren können: Ihre Gäste zu begrüßen und Ihre Veranstaltung zu genießen.
WOTEC unterstützt Sie bei der Planung und technischen Umsetzung Ihres Firmen-Events. Von professioneller Ton- und Lichttechnik über Video- und Präsentationstechnik bis hin zu Bühne, Mobiliar, Fotobox und technischer Betreuung erhalten Sie passende Lösungen für Ihre Veranstaltung.
Ganz gleich, ob Sie ein kleines Firmenevent, eine große Firmenfeier, ein Jubiläum, eine Tagung oder eine Produktpräsentation planen: Eine frühzeitige Abstimmung hilft dabei, aus vielen einzelnen Komponenten ein stimmiges Gesamtkonzept zu machen.
Sie planen Ihr nächstes Firmen-Event? Sprechen Sie mit WOTEC über die passende technische Ausstattung und Umsetzung für Ihre Veranstaltung.
